Как ответить на претензию по договору

Прежде всего, нужно определиться, насколько обоснованы требования, изложенные в претензии, и сможете ли вы их удовлетворить. От того, какую позицию вы займете, зависит содержание ответа.

Вы можете согласиться (полностью или частично) или не согласиться с претензией. При этом можно предложить свой вариант решения проблемы (например, отступное, отсрочку исполнения).

Ответить надо в срок, который согласован в договоре. Однако иногда срок для ответа устанавливает законодательство, тогда руководствоваться нужно им.

Направьте ответ тем же способом, каким была доставлена претензия, или более удобным для вас, например с курьером. Главное, чтобы остались доказательства направления ответа контрагенту.

1. В какой срок нужно ответить на претензию

Ответьте на претензию в срок, согласованный в договоре, если иной срок не установлен законом или иным правовым актом. Если в договоре нет условия о сроке ответа, руководствуйтесь требованиями претензии.

В ситуации, когда срок нигде не указан и не вытекает из обычаев или существа обязательства, рекомендуем ответить на претензию:

• в течение семи дней с момента ее предъявления, если вы обязаны ответить на претензию в силу закона, иного правового акта или договора. Это следует из п. 2 ст. 314 ГК РФ, который определяет срок исполнения обязательств. Представляется, что в этот срок вы должны исполнить требование, указанное в претензии (исполнить обязательство), и (или) ответить на претензию;

• в разумный срок, если ответ на претензию не является вашей обязанностью.

1.1. Какие сроки для ответа на претензии установлены в законе

Как правило, закон не определяет сроки для ответа на претензию. В тех же случаях, когда он их устанавливает, сроки могут быть разными. Приведем примеры.

30-дневный срок установлен, в частности, для ответа на претензии к перевозчику по договору перевозки (п. 1 ст. 163 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, ст. 127.1 Воздушного кодекса РФ, п. 1 ст. 407 Кодекса торгового мореплавания РФ, ст. 124 Устава железнодорожного транспорта РФ, ч. 1 ст. 40 Устава автомобильного транспорта). Это самый распространенный срок.

10-дневный срок установлен, например, для ответа на претензию потерпевшего по ОСАГО к страховой организации. При этом в расчет срока не включаются нерабочие праздничные дни (п. 1 ст. 16.1 Закона об ОСАГО).

5-дневный срок установлен, например, для ответов на претензии по почтовым отправлениям и почтовым переводам в пределах одного населенного пункта (ч. 4 ст. 37 Закона о почтовой связи).

1.2. Как определить срок для ответа, если он установлен и в договоре, и в претензии

Это зависит от того, как в договоре сформулировано условие о сроке ответа на претензию.

Если в договоре указан конкретный срок для ответа (например, в течение 15 дней после получения претензии), то нужно руководствоваться условием договора. Сократить или увеличить этот срок без изменения договора не получится. Поэтому даже если контрагент указал в претензии другой срок, ориентироваться на него не стоит.

Если договор позволяет указать срок для ответа в претензии, то можете смело руководствоваться претензией.

Однако возможна ситуация, когда договор позволяет установить срок в претензии, но в определенных рамках (например, содержит формулировку: "Срок для ответа указывается в претензии, но не может быть менее 10 дней и более 20 дней"). В таком случае сложность может возникнуть, если указанный в претензии срок выходит за эти границы (например, вам предложили ответить на претензию в течение пяти дней). Надо понимать, что такое требование не изменяет условие договора, следовательно, ответить вы должны (исходя из приведенного примера) в течение 20 дней. Если есть возможность ответить раньше (например, в течение пяти дней), вы можете это сделать, однако это ваше право, а не обязанность.

1.3. Как определяется разумный срок для ответа на претензию

"Разумность" срока для ответа на претензию зависит от специфики обязательства, сути претензии и фактических обстоятельств дела.

При определении такого срока суд может взять за основу правило п. 2 ст. 314 ГК РФ: если срок ничем не установлен, то обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления требования. При таком подходе разумный срок составит семи дней.

Если есть установленные законом сроки для ответа на претензию со схожими требованиями, то, скорее всего, суд будет ориентироваться на них. Как правило, эти сроки составляют 30 дней.

Рекомендуем объективно оценить, сколько времени вам нужно на подготовку ответа (на сбор информации и доказательств, написание текста ответа). Но в любом случае не затягивайте с его отправкой.

1.4. Почему важно ответить на претензию в срок

Ответить в срок особенно важно, если вам есть что возразить на предъявленные требования. Всегда есть шанс, что контрагент согласится с вашими доводами и вы решите спор без суда. Но даже если суд состоится, вы предстанете в более выгодном свете, если своевременно направите контрагенту свои возражения.

Учтите: если контрагент направил вам претензию в целях обязательного досудебного урегулирования спора, то, не получив ответ в установленный законом или договором срок, он может сразу обратиться в суд.

Также надо иметь в виду, что нарушение срока ответа на претензию, установленного законом или договором, признается нарушением досудебного порядка урегулирования спора. За это суд может взыскать с вас судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (ч. 1 ст. 111 АПК РФ).

2. Как составить ответ на претензию

Самое главное при составлении ответа на претензию — довести до контрагента вашу позицию относительно предъявленных требований. Также важно ее обосновать. Если вы не согласны с претензией (полностью или частично), укажите основания такого решения со ссылками на законодательство и условия договора, а также приведите соответствующие доказательства.

Если для принятия решения вам не хватает документов, сообщите об этом контрагенту и попросите их предоставить.

Рекомендуем составить ответ на претензию в письменной форме. В ряде случаев такая форма — требование закона. Например, письменно должен ответить экспедитор на предъявленную ему претензию (п. 5 ст. 12 Закона о транспортно-экспедиционной деятельности).

2.1. Что включить в ответ на претензию

Включите в ответ реквизиты, которые обычно содержат письма, направляемые контрагентам. Главное, чтобы из письма можно было определить адресата, отправителя и содержание вашего ответа.

При этом в письме важно указать:

• дату, номер и название документа ("Ответ на претензию"), а также дату и номер претензии, в ответ на которую он подготовлен. Если вы отвечаете на претензию, которая названа по-другому (например, "Требование", "Извещение"), то и ответ на нее назовите соответственно (например, "Ответ на требование");

• принятое решение по претензии (результат ее рассмотрения с обоснованием);

• список приложений (документы, подтверждающие вашу позицию, если их нет у заявителя претензии). Учтите, что в некоторых случаях нужно вернуть документы, которые были приложены к претензии. Например, при частичном удовлетворении или отклонении претензии такая обязанность возлагается на перевозчика п. 2 ст. 163 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ.

Подписать ответ на претензию может руководитель вашей организации или уполномоченное лицо по доверенности.

2.2. Как сформулировать решение по претензии

Вы можете согласиться с требованиями контрагента или не согласиться. При этом согласие может быть полным или частичным.

Если вы признаете требования, то рекомендуем сообщить контрагенту о сроках их выполнения. Например, если вы перечислили сумму долга, укажите номер и дату платежного поручения. Если же требование еще не исполнено, то обозначьте планируемый срок исполнения.

В зависимости от конкретной ситуации в ответе можно, в частности, просить контрагента:

• подписать соглашение об изменении в договоре срока исполнения и с гарантией исполнения обязательства в указанный срок;

• не начислять неустойку и (или) проценты;

• рассмотреть вариант иного встречного предоставления (например, отступное), поскольку нет денег для оплаты долга.

Кроме того, при признании требований целесообразно принести извинения за допущенное нарушение.

Если вы частично признаете требования, укажите, какие именно. Рекомендуем сообщить контрагенту о сроках исполнения требований в признанной части. Кроме того, укажите, что в оставшейся части его требование не подлежит удовлетворению.

Если вы не признаете требования, то важно убедить контрагента, что претензия необоснованна. Приведите причины отказа со ссылкой на законодательство и условия договора. Укажите, например, что нет правовых оснований для удовлетворения требований или фактические обстоятельства не такие, как указано в претензии. Возможно, разрешить спор поможет экспертиза, поэтому вы можете предложить провести ее. Если ваши доводы будут убедительны, то контрагент может к ним прислушаться и вы решите вопрос без суда.

Однако поскольку в подобной ситуации вероятность судебного разбирательства все же велика, вы должны учитывать, что ответ на претензию будет одним из письменных доказательств в суде. Поэтому если вы отказываетесь исполнить требования контрагента, то рекомендуем заранее продумать, какие доводы вы будете приводить в суде. В частности, не признавайте в ответе на претензию факты, которые придется оспаривать в суде. Так, подтверждение действия договора, скорее всего, помешает вам признать его незаключенным (п. 3 ст. 432 ГК РФ).

3. По какому адресу направить ответ на претензию

Направьте ответ на претензию по адресу контрагента, который он указал в договоре как исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений. Именно такой адрес считается надлежащим, кроме случаев, когда вам известно (должно быть известно), что этот адрес недостоверен (п. 64 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25).

Если в договоре этот адрес не закреплен, ответ на претензию по общему правилу надо направлять:

• по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо. Если ответ доставят по этому адресу, он считается полученным, даже если контрагент там не находится (п. 3 ст. 54 ГК РФ);

• по адресу, указанному в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель (п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25);

• по адресу регистрации по месту жительства или пребывания гражданина (п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25);

• по адресу электронной почты контрагента, который указан на странице с контактами на его официальном сайте. Вы также можете использовать адрес электронной почты, известный как почта организации или служебная почта ее компетентного сотрудника. Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о совершении такого действия самим лицом, пока оно не докажет обратное (см. Позицию ВАС РФ, АС округов).

4. Каким способом направить ответ на претензию

Направьте ответ на претензию способом, который установлен договором как исключительный способ для отправки юридически значимых сообщений (п. 64 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25).

Если в договоре способ не установлен, рекомендуем направить ответ:

• по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения;

• курьером под роспись (к примеру, на копии ответа) о получении лица, которое уполномочено контрагентом на прием корреспонденции.

Ответ на претензию можно отправить по электронной почте или, например, по факсу. Главное — должна быть возможность достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25).

5. Какие документы нужно сохранить для подтверждения ответа на претензию

Сохраните все документы, которые подтверждают факт отправки и доставки ответа на претензию. Например, почтовую квитанцию, опись вложения, уведомление о вручении, информацию об отслеживании отправления с сайта "Почта России" (https://www.pochta.ru/tracking), отчет о передаче факса или распечатку уведомления о доставке электронного письма.

Если начнется судебный процесс, то рекомендуем приложить указанные документы к отзыву на иск. Они подтвердят, что вы не нарушили досудебный порядок урегулирования спора, предусмотренный законом или договором. В противном случае суд может взыскать с вас судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (ч. 1 ст. 111 АПК РФ).