Как организовать ведение претензионно-исковой работы

Version:1.0 StartHTML:0000000105 EndHTML:0000060675 StartFragment:0000040500 EndFragment:0000060635

Претензионно-исковая работа в организации — это комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она охватывает весь цикл действий от выявления нарушения до удовлетворения претензии (добровольного либо принудительного).

Чтобы организовать такую работу, определите, какие сотрудники будут в ней участвовать, как они будут взаимодействовать между собой. Этот порядок закрепите в положении о претензионно-исковой работе.

Чтобы упростить претензионно-исковую работу, разработайте типовые формы претензий и исков.

В целях профилактики регулярно выявляйте и устраняйте причины возникновения претензий.

1. Определите, кто будет участвовать в претензионно-исковой работе

В зависимости от специфики деятельности вашей организации и от количества претензий (ваших и поступающих от контрагента) претензионную работу можно поручить:

• юристу компании или юридическому отделу. В составе этого отдела можно поручить работу с претензиями одному или нескольким юристам;

• специальному подразделению — отделу претензионно-исковой работы. Обычно он формируется на базе юридического департамента, но можно включить в его состав экономиста или бухгалтера, а также "узкого" специалиста той сферы, в которой работает ваша организация. Например, в торговле это может быть товаровед, в грузоперевозках — логист;

• рабочей группе, которая будет собираться для рассмотрения конкретной претензии. Это удобно в случае, если споры у вас случаются нечасто и/или требуют привлечения специалистов из разных областей: юриста, бухгалтера, инженера и т.д.

Можно сочетать указанные варианты. Например, в штатном режиме претензиями занимается юрист по претензионно-исковой работе, а для претензий по договорам подряда собирается рабочая группа из юристов и инженеров.

Распределите задачи между ответственными сотрудниками (подразделениями). Определите, кто и как будет принимать и фиксировать претензии от контрагентов, инициировать предъявление претензий вашей организацией, вести переговоры, принимать решение по передаче спора в суд и т.д. Впоследствии все это нужно будет отразить в специальном локальном акте — положении о претензионно-исковой работе.

Возможно, для организации эффективной претензионно-исковой работы вам придется создать новое структурное подразделение и внести изменения в должностные инструкции, трудовые договоры и другие документы. Чтобы не допустить при этом ошибок, в том числе не нарушить права сотрудников, привлеките к работе над проектом специалистов по кадрам и по трудовому праву.

2. Примите положение о претензионно-исковой работе

Чтобы ответственные сотрудники действовали своевременно и согласованно, необходимо издать внутренний документ, в котором будет закреплен порядок их действий — положение о претензионно-исковой работе. Если такого документа не будет, вы рискуете упустить возможность досудебного урегулирования спора, нарушить процессуальные сроки и т.п. Это может привести к финансовым и репутационным потерям.

2.1. Разработка положения о претензионно-исковой работе

Законодательно порядок разработки положения о претензионно-исковой работе не установлен. Однако учтите, что данный документ частично затрагивает трудовые отношения, а значит является локальным нормативным актом, поэтому при его разработке нужно учесть ряд требований. В частности, нормы положения не могут противоречить трудовому законодательству и иным нормативно-правовым актам, коллективному или трудовому договору. В противном случае они не подлежат применению (ч. 2 ст. 5, ст. 8 ТК РФ).

Чтобы избежать таких противоречий и других ошибок, рекомендуем создать рабочую группу по разработке положения. Включите в нее специалистов по кадрам, работников юридического отдела и бухгалтерии. Также привлеките к созданию положения руководителей тех подразделений, на которые будет распространяться его действие. Это позволит решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

2.2. Содержание положения о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе должно регламентировать работу как с поступающими претензиями, так и с возникающими у вас к контрагентам. Опишите в нем весь цикл действий от выявления факта нарушения обязательства (вами либо контрагентом) до удовлетворения претензии (добровольного либо принудительного, по исполнительному листу). Укажите ответственных сотрудников по каждому этапу. Определите, кто, кому, в какие сроки передает документы, в каких случаях проводятся переговоры, когда для разрешения спора привлекается медиатор.

При разработке положения учитывайте требования законодательства, касающиеся сроков исковой давности, подсудности и досудебного порядка урегулирования, процессуальные сроки. Также нужно учесть специальные акты, регулирующие вашу сферу деятельности. Например, если вы оказываете бытовые услуги населению, учитывайте в числе прочего нормы Закона о защите прав потребителей и Правила бытового обслуживания населения.

2.3. Ввод в действие положения о претензионно-исковой работе

Чтобы положение вступило в силу, работодатель должен его принять. Руководитель вашей организации может сделать это следующими способами:

1) проставить гриф утверждения на первом (титульном) листе положения. Этот реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, Ф.И.О. и даты утверждения. Размещается гриф в правом верхнем углу листа. Строки грифа выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

2) издать приказ об утверждении положения. Унифицированной формы такого приказа нет, вы можете определить ее самостоятельно. В приказе рекомендуем отразить дату введения положения в действие, указание об ознакомлении работников с положением и сроки для этого, Ф.И.О. и должности лиц, ответственных за соблюдение приказа и положения. Если положение утверждено приказом, на титульном листе также проставляется гриф утверждения. В этом случае реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия и реквизитов приказа (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обратите внимание, что если для принятия локального нормативного акта в вашей организации необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), то до утверждения положения работодателем направьте проект документа и обоснование по нему в этот орган (ст. 372 ТК РФ).

Положение вступит в силу со дня его принятия работодателем, если в самом положении не указан иной срок (ч. 7 ст. 12 ТК РФ).

Обязательно ознакомьте под подпись с положением всех сотрудников, участвующих в претензионно-исковой работе (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

3. Подготовьте типовые формы претензий и исков

Рекомендуем разработать типовые формы претензий и исков. Это позволит вам:

• сэкономить время на подготовку документов, что особенно важно в случае, когда срок предъявления претензии ограничен;

• снизить риск ошибок в документах. Например, типовая форма искового заявления не позволит пропустить сведения, которые обязательно должны быть в нем указаны;

• ускорить обучение новых сотрудников, привлекаемых к претензионно-исковой работе.

Шаблоны претензий по возможности составьте так, чтобы их могли использовать сотрудники, которые контролируют исполнение договоров. Это позволит освободить рабочее время юристов для решения более сложных задач в рамках претензионной работы.

Например, ваша организация сдает в аренду свои офисы и наиболее частая претензия к контрагентам — просрочка внесения арендной платы. Для этой ситуации можно разработать типовую форму претензии, в которой останутся свободными только поля для указания реквизитов договора аренды, сведений о должнике-арендаторе, суммы долга и периоде его возникновения. Претензию на основании этого шаблона без труда сможет подготовить сотрудник, отслеживающий своевременное поступление арендной платы.

Шаблоны исковых заявлений в арбитражный суд разработайте с учетом требований ч. 2 ст. 125 АПК РФ, в суд общей юрисдикции — ч. 2 ст. 131 ГПК РФ.

Что касается ответов на претензии и отзывов на исковые заявления, полагаем, что использовать шаблоны для таких документов нежелательно. Претензионно-исковая работа в случае предъявления контрагентами претензий или исков к вашей организации должна осуществляться индивидуально, при непосредственном участии юристов. Это связано с тем, что от содержания ответа на претензию зависит возможность досудебного урегулирования конфликта. А от грамотного составления отзыва на иск зависят перспективы судебного разбирательства.

4. Анализируйте ошибки для профилактики нарушений

Конечной целью претензионно-исковой работы является сокращение числа нарушений и претензий, уменьшение количества судебных споров. Чтобы ее достичь, регулярно проводите работу над ошибками. Выясняйте и устраняйте причины возникновения претензий.

Например, если вы проиграли суд ввиду некорректной формулировки в договоре — внесите соответствующие исправления в типовые договоры. Если пришлось удовлетворить претензию, потому что документы на передачу товара были неправильно оформлены, — выпустите разъяснения для сотрудников склада, проведите обучение персонала. Если контрагент не смог выполнить обязательства, а взыскать с него оказалось нечего — внесите изменения в положение о договорной работе, чтобы усилить проверку контрагентов. Можно также ввести правило, согласно которому новым клиентам товары поставляются (работы выполняются, услуги оказываются) только по предоплате.