Правовые аспекты применения локальных систем электронного документооборота для регулирования трудовых отношений

Автор: Зайцева Л.В.

Внедряемые сегодня достаточно широко системы электронного документооборота (далее — СЭД) имеют своей целью повышение эффективности процессов управления при помощи ускорения распространения информации, необходимой для организации производства, ее унификации, строгого учета и контроля. Как инструмент управления, СЭД оказывает существенное влияние на правоотношения, регулируемые трудовым правом, на собственно трудовые отношения, его возникновение, изменение, прекращение, а также на отношения по управлению и организации труда, профессиональной подготовки, материальной ответственности и всех других указанных в ст. 1 ТК РФ в качестве предмета трудового права.

СЭД задают жесткие правила и порядок работы. Система не позволяет работникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Работники не могут изменять состояние документов, не выполнив заданных программой действий. Очевидно, что таким образом СЭД призваны повысить качество работы и трудовую дисциплину. Но с внедрением СЭД возникают вопросы легализации взаимодействия работодателя и его представителей с работником, связанные с оборотом электронных документов, которые весьма затруднительно решить, пользуясь нормами трудового права, сформировавшимися задолго до появления цифровых технологий в производственном и трудовом процессах и их управлении.

Первая проблема, которая возникает, связана с необходимостью обучения работников — пользователей рабочих станций СЭД. К таким работникам могут быть отнесены практически все, если все процессы управления персоналом будут фиксироваться в СЭД. С точки зрения трудового законодательства обучение работника чему бы то ни было — это сфера, в которой решения принимаются обеими сторонами трудового договора на основе свободного волеизъявления. Согласно ст. 196 ТК РФ необходимость подготовки работников и их дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Но эта подготовка все же осуществляется с письменного согласия работника. Может ли работник отказаться от такого обучения и как оно, как правило, осуществляется?

Поскольку внедрение СЭД — дело само по себе затратное, то работодатель стремится провести обучение работников своими собственными силами или первоначально с привлечением специалистов компании-разработчика. Но такое обучение носит краткосрочный характер, и работодатель, пользуясь своей властью, принудительно внедряя новую систему документооборота и исключая "старые" правила для продвижения управленческих решений, фактически ставит работника перед необходимостью самообразовываться по этому вопросу. Так что главным становится вопрос не о том, согласен ли работник, а о том, готов ли работодатель потратить деньги и время на обучение сотрудников, их консультирование и сопровождение процесса внедрения СЭД, учитывая изначально разные навыки и способности работников в области освоения и использования новых программных продуктов и т.п. Таким образом, из законодательства не вытекает обязанность сторон трудового договора одной — организовать, а другой — пройти обучение при внедрении СЭД или любых других обязательных для использования в трудовом процессе программного обеспечения или нового оборудования. Также совершенно не понятно, что делать с работником, не освоившим правила работы с СЭД на должном уровне, и здесь возникает следующая проблема — установление обязанности осуществлять часть трудовых обязанностей в СЭД согласно установленным в системе правилам. Указанный аспект еще раз демонстрирует современный тренд на повышение потребностей рынка труда в высококвалифицированных специалистах[1], где работникам для обеспечения конкурентоспособности необходимо постоянно совершенствовать свои навыки и овладевать новыми, а работодателям — стимулировать работников, формируя стратегию развития кадрового потенциала[2]. Все это подтверждает необходимость "перестройки системы профессиональной подготовки"[3]. Итак, вторая проблема, которая на первом этапе может и не оцениваться как проблема, — нормативное закрепление обязанностей работников осуществлять документооборот в СЭД. Легализация электронного делопроизводства в кадровом деле сегодня рассматривается учеными как одна из важнейших повесток дня[4]. На первый взгляд, это решается путем издания соответствующих Правил или Положения об электронном документообороте, как локального нормативного правового акта работодателя, который должен приниматься в соответствии со ст. ст. 8 и 372 ТК РФ, поскольку содержит нормы трудового права, создавая для работников определенные обязанности относительно порядка и процедур исполнения отдельных трудовых обязанностей и фиксации их исполнения. Но это только первый шаг на пути полной легализации СЭД и создания системы, работа с которой будет полностью включена в структуру технологической и трудовой дисциплины работника. Потребуется, на наш взгляд, внести соответствующие изменения и дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка, закрепив там не только соответствующие обязанности работников, но и предусмотрев использование СЭД в процедурах заключения, изменения и прекращения трудового договора, привлечения работника к дисциплинарной или материальной ответственности, изменения сроков отпусков, режимов труда и проч.

Кроме того, соответствующие изменения должны появиться в должностных инструкциях и трудовых договорах, что может стать определенной проблемой организационного характера и потребовать от работодателя процедур, предусмотренных для изменения трудового договора в порядке ст. 74 ТК РФ в связи с изменением организационных и технологических условий труда. Только посредством такой непопулярной меры работодатель может добиться от работников всеобщего согласия и на обучение, и на качественное изменение функционала, который происходит при внедрении в СЭД.

О том, что внедрение СЭД влияет на содержание трудовой функции, можно судить не только в связи с изменением квалификационных требований в должностной инструкции, но и изменением объема знаний, требуемых для заполнений электронного документа, особенно при его создании. Например, инициатор собственной командировки должен указать в проекте источники и статьи предполагаемого финансирования согласно бухгалтерскому плану счетов. Или, инициируя заключение договора НИР, должен указать соответствующий закон в сфере защиты конкуренции или госзакупок, под который подпадает этот договор, а также указать правила ценообразования и проч. При этом сколько угодно можно говорить о разделении функций между структурными подразделениями работодателя, но если путь документа не рассчитан на разделение функций по его созданию после инициирования, а только на последующий контроль, то максимальными компетенциями должен обладать инициатор его создания. Как работодатель фиксирует это изменение функционала? Как правило, он этого избегает, не ложится на официальный документ схема о том, что "пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник". Расширение функционала в этом случае достигается ненормативными методами управления, о которых писал в свое время Д.Н. Бахрах — материально-техническими операциями[5]. Их даже можно назвать и неправовыми или внеправовыми, поскольку они выходят за рамки правовой реальности. То есть создается такая технология, когда общая оценка твоей эффективности зависит в том числе и от реализованных твоих инициатив. Таким образом, хочешь, чтоб было сделано, — сделай сам. Если не знаешь как, в твоих интересах самостоятельно восполнить недостатки собственных компетенций, в противном случае неосведомленность может негативно повлиять на величину стимулирующих выплат.

Третья проблема связана с тем, что СЭД нацелены на замену письменного документа электронным. В большинстве статей по этому вопросу IT-специалисты в качестве одной из распространенных ошибок при внедрении СЭД указывают сохранение наряду с электронными и бумажных дублирующих документов. Но всегда ли можно избежать этого дублирования в процессе организации и управления трудом? Можно ли, например, локальный нормативный акт, нормы трудового права, или коллективный и трудовой договор, приказы о приеме и увольнении и прочее создать исключительно в электронном формате? Пока очевиден однозначный отрицательный ответ на этот вопрос.

Исключение здесь составляет только случай заключения трудового договора с дистанционным работником и взаимодействия с ним посредством обмена электронными документами, поскольку это прямо предусмотрено главой 49.1 ТК РФ[6]. При этом сами документы — трудовой договор, приказы о приеме на работу, отпусках и прочее, как и локальные нормативные правовые акты, все равно должны существовать в бумажной форме[7]. А трудовой договор, например, оформленный путем обмена электронными документами, должен быть выслан такому работнику по почте (то есть без подписи самого работника). Другие документы о работе также при желании дистанционного работника будут ему отравлены по почте. Но отсутствие у работодателя подписанного работником документа, например подлинника заявления об увольнении по собственному желанию, часто рассматривается судами как отсутствие необходимого для увольнения юридического факта, удостоверенного надлежащим образом[8]. Вместе с тем, если работодатель послал работнику уведомление о предстоящем увольнении по электронной почте, что "соответствовало правилам внутреннего трудового распорядка, а также сложившейся в компании практике обмена корреспонденцией в трудовых отношениях между работодателем и работниками", суд признает такое увольнение законным[9].

Во всех остальных случаях СЭД может служить инструментом быстрого извещения работников о новом принятом локальном нормативном акте и обеспечивать простой и быстрый доступ к нему через СЭД в любое время. Но можно ли считать рассылку через СЭД локального нормативного правового акта надлежащим ознакомлением с ним работника? На этот счет есть разные мнения. Но коль скоро ст. 22 ТК РФ определяет соответствующую обязанность работодателя "знакомить работников под роспись", то заменой росписи на бумаге в строго юридическом смысле можно считать только квалифицированную электронную подпись, выданную в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Что является не бесплатным и не особо доступным средством идентификации личности в цифровом пространстве, имеющим и основной риск — утрату личного контроля за использованием, в том числе и из-за легкомысленного отношения к месту хранения ключа[10].

Отдельные работодатели в качестве альтернативы в локальных нормативных актах устанавливают правило о том, что отметка в СЭД факта ознакомления с документом, сделанная с рабочей станции, к которой имеет доступ конкретный работник или под его логином и паролем, выданным на условиях конфиденциальности, считается фактом надлежащего ознакомления. Но с учетом буквального толкования ст. 22 ТК РФ в интересующей нас части этот способ вряд ли можно считать полноценным ознакомлением именно "под роспись". Впоследствии при возникновении спора может возникнуть вопрос о достоверности такого доказательства при оспаривании его работником. Вероятно, с этим и связана широкая практика сбора "подписных листов об ознакомлении с НПА" после его рассылки по СЭД. Вместе с тем, по мнению отдельных юристов, с которыми во многом можно согласиться, применение простых (неквалифицированных) подписей все же возможно при наличии соглашения сторон трудового договора и соблюдения ряда других условий, связанных с применением ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"[11].

И наконец, в-четвертых, при решении практических вопросов, связанных с соблюдением работником трудовой дисциплины (выполнение поручений, поставленных в СЭД, совершение разнообразных, в том числе и противоправных, действий), возникают вопросы об авторизации работника как лица, ответственного за совершенные им или от его имени действия, о самих действиях, их дате и времени, а также способах указанных действий.

Во-первых, такая постановка вопроса возвращает нас к первому этапу внедрения в СЭД. В Положении об электронном документообороте должна содержаться норма о конфиденциальности логина и пароля любого отдельно взятого пользователя СЭД. Локальный нормативный правовой акт работодателя не только должен устанавливать правила получения каждым работником персонального логина и пароля для входа в СЭД, но и его (работника) обязанность по недопущению к этой информации третьих лиц, выход из системы после работы с ней и т.п. Работодатель также должен обеспечить и другие меры информационной безопасности, не допускающие несанкционированного доступа к системе, а также к персональным данным работников.

Казалось бы, перечисленные проблемы носят локальный характер и могут быть преодолены посредством локального регулирования. Но количество рано или поздно перерастает в качество. Представляется, что в трудовом законодательстве рано или поздно придется внести нормы, определяющие правила взаимодействия работодателя в цифровой среде, легализовать обмен электронными документами как способа управления трудом и исполнения трудовой функции работником. И эта позиция сегодня уже высказывается учеными[12].

Во-вторых, юридическая теория и практика должны свыкнуться с мыслью о необходимости пересмотра устаревших доктрин доказывания в гражданском процессе вообще и по трудовым спорам в частности. И, следовательно, обязаны разработать и внедрить новые подходы к оценке электронных доказательств, в том числе и в судебном процессе. Осознать необходимость не только повышения компьютерной грамотности юристов, но и потребность привлечения в процесс специалистов в области IT-технологий в качестве свидетелей, экспертов и специалистов для оценки электронных источников информации.

Литература

1. Андреева Л.Ю. Влияние цифровой экономики на формирование новых трендов на российском рынке труда / Л.Ю. Андреева, О.Т. Джемаев // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2017. N 3. С. 25 — 32.

2. Бахрах Д.Н. Административное право России: Учебник для вузов / Д.Н. Бахрах. М.: Норма, 2002. 640 с.

3. Вайпан В.А. Основы правового регулирования цифровой экономики / В.А. Вайпан // Право и экономика. 2017. N 11. С. 5 — 18.

4. Головина С.Ю. Роль трудового права в обеспечении экономического развития государства / С.Ю. Головина // Право, политика и экономика в современном мире: вызовы XXI века: Доклады исполнительного комитета к Десятой сессии Европейско-Азиатского правового конгресса (Екатеринбург, 9 — 10 июня 2016 г.) / Отв. за вып. В.Д. Перевалов, В.А. Бублик. 2016. С. 77 — 80.

5. Егошина Л.А. Профессиональные стандарты: некоторые проблемы применения / Л.А. Егошина // Право и экономика. 2017. N 9. С. 61 — 66.

6. Комиссарова Ю. Электронный документооборот — это революция во взаимодействии с удаленными работниками / Ю. Комиссарова // Трудовое право. 2017. N 12. С. 13 — 16.

7. Коркин А. Цифра vs бумага. Оформляем кадровые документы в электронном виде / А. Коркин, В. Петров // Корпоративный юрист. 2017. N 10. С. 24 — 28.

8. Костян И.А. Трудовое право и цифровая экономика: сочетаются ли они? / И.А. Костян, А.М. Куренной, Г.В. Хныкин // Трудовое право в России и за рубежом. 2017. N 4. С. 10 — 12.

9. Куренной А. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений / А. Куренной, И. Костян, Г. Хныкин // ЭЖ-Юрист. 2017. N 37. С. 10.

10. Слесарев С. Дистанционный труд / С. Слесарев // Трудовое право. 2015. N 11. С. 39 — 49.

11. Филипова И.А. Искусственный интеллект и трудовые отношения: социальные перспективы и тенденции правового регулирования / И.А. Филипова // Российская юстиция. 2017. N 11. С. 65 — 67.

Рекомендуется Вам: