Автор: Курныкина О.В.
Оглавление
3. Особенности использования документов на различных носителях и их взаимная трансформация
1. Развитие электронных технологий и риски перехода от бумажных документов к документам на электронных носителях
Рационально организованная система информационного обеспечения на основе электронных технологий является важным условием успешного бизнеса кредитной организации. Активное развитие и совершенствование техники и технологий для передачи информации неизбежно приводят к изменениям в технологиях банковского дела и документооборота. Современные электронные технологии и электронный документооборот быстрее и экономичнее бумажного. Электронные документы используются для бухгалтерского учета, внутренних документов, формируемых в банке.
Переход к электронным технологиям дает ряд существенных преимуществ в организации работы банка, однако он сопряжен с определенными трудностями и рисками.
К преимуществам электронных технологий можно отнести:
— увеличение скорости обработки, формирования и передачи информации;
— удобство формирования и редактирования документов, в том числе за счет сравнения различных его версий;
— оптимизация регистрации документов, в том числе планирование и контроль сроков исполнения;
— возможность работы с информацией в режиме распределенного доступа к информации, даже в условиях размещения рабочих мест в различных офисах, в том числе удаленных;
— удобство хранения и поиска необходимых документов, в том числе поиск по датам создания, классификации, ключевым словам или фразам и др.;
— систематизация делопроизводства на основе автоматической регистрации и учета документов;
— упрощение контроля и отслеживания документации, а также контроль востребованности (можно отследить, кто и в каком режиме работал с документом);
— возможность контроля от несанкционированных изменений, порчи или потери документов (выявить, кто и когда вносил в документ изменения);
— экономия расходования канцелярских принадлежностей и бумаги, можно не распечатывать все документы.
Перечисленные преимущества способствуют развитию и внедрению в практику электронных технологий. Вместе с тем следует отметить, что наряду с достоинствами электронные технологии имеют существенные риски, которые следует выявлять и систематически отслеживать.
К недостаткам и рискам следует отнести:
— материальные затраты на приобретение, установку, внедрение и настройку электронных систем;
— необходимость подготовки персонала для работ с электронной системой и информирование пользователей, которые будут в ней задействованы, в том числе администраторов, обеспечивающих функционирование системы и сервисные действия;
— обеспечение единого порядка работы с документами в каждом подразделении банка, возможности работать с документом как индивидуально, так и коллективно, обмениваться ими между подразделениями и конкретными сотрудниками;
— обеспечить совмещение электронных и бумажных документов, их взаимную трансформацию.
Для эффективности электронной системы формирования информации и документооборота следует оценить, определен ли перечень документов, необходимых в работе кредитной организации, с учетом требований действующего законодательства. Недопустимым является подход, при котором предполагается, что внутренние документы — ненужное бюрократическое излишество, отнимающее время персонала, а хранение документов — нерациональное использование ресурсов. Вместе с тем подход, обязывающий всех сотрудников оформлять служебные записки и докладные по любому поводу и отчитываться отдельными справками по каждому возникающему вопросу взаимодействия и обмена информацией, приводит не только к непроизводительным потерям времени и средств, но и отвлекает от выполнения функциональных обязанностей, забирает всю энергию и силы на "бумаготворчество" даже при использовании электронных систем формирования информации и документооборота. Избежать крайностей можно на основе обоснованности предназначения документов целям их формирования, действующим нормативным требованиям к документации и оценки роли документов для обеспечения деятельности банка.
С целью устранения рисков важно разграничить доступ между пользователями, использовать электронные подписи, защитить систему от внешних атак. Для контроля сохранности информации и минимизации риска ее потери или искажения необходимо исключить несанкционированный доступ к информации в системе, обеспечить регистрацию документов и работ с ними, а также выполнять резервное копирование баз документов и их хранение с возможностью поиска. Однако принципы и методы хранения резервных баз информации не регулируются нормативными правовыми актами. Еще одна особенность внедрения и использования электронных систем в настоящее время определяется тем, что наряду с электронными документами и информацией остается необходимость использовать и бумажные документы. Это определено тем, что не все партнеры в состоянии использовать электронные системы, а также необходимостью взаимодействовать с физическими лицами при отсутствии у них электронной цифровой подписи. Поэтому следует обеспечить совмещение и электронной, и бумажной систем, а также выполнение разнообразного множества действий и работ с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т.д.
2. Нормативно-правовое регулирование и проблемы перехода от бумажных документов к информации, формируемой, передаваемой и сохраняемой на электронных носителях
Одно из фундаментальных требований бухгалтерского учета — это документальное оформление операций. Любая операция и каждый факт хозяйственной жизни для отражения в учете должны быть оформлены первичным учетным документом, который содержит обоснование для проведения операции, ее описание и реквизиты, а также санкционирование или разрешение на проведение. Правильное оформление документов, подготовленных в кредитной организации, предупреждает возникновение ошибок и совершение незаконных действий, в том числе при выполнении учетных операций. Распорядительная функция документа, т.е. инструкция по проведению операции, и подтверждение совершения операции должны обеспечить легитимность документа. Правомочность совершения операции в документе определяется разрешительными подписями уполномоченных лиц, что обеспечивает многоступенчатый контроль: документ проверяется подписавшими его лицами, исполнителем операции по документу и бухгалтерским работником при отражении в регистрах и составлении отчетности.
Традиционно первичные документы, инициирующие проведение операции, оформлялись на бумажных носителях, технологии их документооборота вырабатывались столетиями, в то время как электронные технологии появились сравнительно недавно, однако развиваются они динамично, опираясь на развитие технических средств и программного обеспечения. Развитие технического прогресса и техники определяют необходимость постоянной модификации и изменений в организации документооборота и порядка хранения электронных документов. При этом следует обеспечивать преемственность, позволяющую не только сохранить документ, но и воспроизвести его так, чтобы он не потерял свою юридическую силу.
Внедрение электронных технологий основывается на использовании документов, сформированных в электронном виде. Однако, несмотря на высокие темпы внедрения электронного документооборота и хранения документов в электронном виде, проблем в организации этих процессов достаточно много. Это связано с несовершенством нормативной правовой базы, что способствует возникновению проблем в процессе документооборота: порядок копирования электронных документов; хранение подлинников и копий при нечеткости этих понятий для электронных документов; создание электронных резервных баз информации; трансформация бумажных и электронных документов; порядок воспроизведения электронных документов и др.
3. Особенности использования документов на различных носителях и их взаимная трансформация
Современное развитие информационно-коммуникационных технологий привело к широкому распространению и использованию термина "электронный документ", при этом нет однозначного и четкого его определения, в том числе для использования в качестве первичного учетного документа.
Определение первичного учетного документа и требования к его оформлению содержатся в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"[1] (далее — Закон о бухгалтерском учете). В п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете предусматривается, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом Законом определен перечень обязательных реквизитов.
Таким образом, предполагается, что при соблюдении требований к составу реквизитов, определенных Законом о бухгалтерском учете, первичные документы и на бумажном носителе, и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, являются равнозначными для целей бухгалтерского учета и отчетности.
Однако можно констатировать, что появление документов, созданных в электронной форме, не исключает и не заменяет полностью документы на бумажных носителях.
Документы служат для поставки информации внутренним и внешним пользователям, в том числе надзорным, контролирующим организациям, судебным органам и другим субъектам, заинтересованным и имеющим право на востребование документов о проведенных операциях. При внедрении в оборот электронных документов нужна подготовленность всех субъектов получать, использовать и отправлять электронные документы. Для электронных документов возникает ряд проблем, связанных с обеспечением выполнения традиционных требований, предъявляемых к документам независимо от вида носителя. При использовании электронных документов по ним следует обеспечить идентичность норм и правил, выработанных для документов на бумажных носителях, и обеспечить выполнение ряда специфических требований, в том числе электронной подписи (ЭП) и технических средств.
Стоит отметить также, что нормативными актами (в том числе Законом о бухгалтерском учете и Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"[2]) не уточняется вид ЭП, которой должен быть подписан первичный учетный документ, что может в ряде случаев вызвать проблемы и, следовательно, требует нормативной регламентации.
Имеется ряд несогласованных толкований электронного документа, который называют и "документ в электронном виде", и "электронный документ".
В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"[3] (далее — Закон об информации) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В Постановлении Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия"[4] под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"[5]. В приведенном документе, по сути, отождествлены понятия "документ в электронном виде" и "электронный документ" с учетом специфики требований различных правовых актов.
Электронные документы по нормам Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации используются в качестве письменного доказательства, если имеется возможность установить достоверность документа. При этом понятие достоверности не четко определено.
В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации электронные документы, выполненные способом, позволяющим установить достоверность документа, также рассматриваются как письменные доказательства. Однако для арбитражного суда представления копий документов в электронном виде может быть недостаточно, суд может потребовать представления оригиналов документов. При этом в настоящее время в отношении электронного документа отсутствуют понятия "оригинал", "копия", "дубликат", что вызывает необходимость уточнения официальных трактовок для них.
В настоящее время признаками, определяющими электронный документ, являются:
1) документированный характер информации, зафиксированный на материальном носителе;
2) наличие реквизитов, установленных для соответствующего документа и позволяющих идентифицировать информацию;
3) наличие электронной подписи;
4) пригодность для обработки в информационной системе или электронная форма существования;
5) доступность для восприятия такой информации человеком (т.е. информация должна восприниматься органами чувств человека).
Совмещение документов на бумажных носителях и электронных документов должно учитывать особенности обоих видов документов, чтобы не утратить легитимность трансформированного документа из одного вида в другой. Однако правовыми актами вопросы совмещения документов на бумажных носителях и электронных документов не урегулированы. При проведении операций с клиентами в банке возникает потребность не только трансформировать документы из одного вида в другой, но иметь и документ на бумажном носителе, и электронный документ. При этом необходимо обеспечить их взаимосвязь и синхронность информации. Например, инициация операции (внесение денег на счет, подписание договора и др.) производится физическим лицом на бумажном носителе, так как гражданин не обеспечивает требование подписания документа электронной подписью, затем обработка документации проводится с использованием электронных технологий и предполагает перевод бумажного документа в электронную базу, но на заключительном этапе гражданину должен выдаваться документ на бумажном носителе.
Поэтому и после перехода на электронный документооборот у банка остается необходимость использовать и документы на бумажных носителях, и электронные документы. Кроме того, Законом о бухгалтерском учете установлена обязанность организации за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа, по требованию другого лица или государственного органа или если это предусмотрено договором.
Технологии работы с бумажными документами принципиально отличаются от работы с электронными, при этом существенные трудности возникают при организации хранения документов. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время после попадания в организацию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы. В современных условиях сочетания оборота традиционных документов и электронного документооборота возникает необходимость перевода документа из аналоговой формы в цифровую, и наоборот. Это вызывает необходимость расширения правовой терминологии, понятийного аппарата и принципов организации электронного документооборота на уровне правового акта. Наряду с проблемами в терминологической неопределенности имеется также неопределенность в применении вида электронной подписи. Нормативными актами, в том числе Законами "О бухгалтерском учете" и "Об электронной подписи", не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан первичный учетный документ.
4. Проблемы регулирования в организации формирования и долговременного хранения электронных документов
При переходе на электронный документооборот возникает ряд проблем, которые следует учесть при разработке норм, регулирующих порядок электронного формирования, передачи и хранения информации.
Стоит отметить, что при оформлении и хранении документов и на бумажных носителях, и электронных кредитные организации должны обеспечить:
— возможность распечатки электронного документа, соответствующее оформление и подтверждение копии;
— электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами для документов на бумажных носителях.
Требование полноты информации является безусловно обязательным, однако, если меняется технология электронной передачи информации, видимо, изменение формы документа при извлечении его из архивного хранения можно допустить;
— взаимосвязь электронных документов и документов на бумажных носителях, при необходимости поиска иметь сведения о размещении документа на электронном носителе информации и соответствующего документа на бумажном носителе, послужившего основанием информации для электронного;
— защиту от несанкционированных исправлений.
Текстовый файл электронного документа в силу своей природы легко редактируется, причем определить, кто именно и когда внес правку на электронный носитель, достаточно сложно, и в настоящее время практически не контролируется. Это определяет необходимость предусмотреть в нормативных актах форматы хранения файлов. Кроме того, для подтверждения юридической силы документов в электронной форме следует подтвердить, что документ не был видоизменен с момента его подписания, и идентифицировать лицо, подписавшее документ;
— соблюдение коммерческой тайны по информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности и другой соответствующей информации на электронных и бумажных носителях;
— обеспечение сроков хранения по действующим нормам для различных видов документов.
Для выполнения требования по срокам сохранности документов необходимо учесть специфику электронных документов и учитывать, что при смене технологий и появлении новых электронных средств необходимо иметь работающие носители информации и специалистов по их эксплуатации, иначе будет невозможно получить доступ к хранящейся на нем информации.
Основные посылы для совмещения документов на бумажных носителях и документов на электронных носителях должны учитывать, что:
1) по общему правилу предоставление документа должно осуществляться в таком виде, который позволяет уяснить его содержание, в том числе визуально, в формировании компьютером на основании электронного документа изображения, выводимого на экран монитора или бумажный носитель (при распечатке);
2) документы, оформляющие операцию, используются для подтверждения ее законности, поэтому электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный;
3) при переводе информации с бумажного документа на электронный должны сохраняться синхронность информации и ее легитимность.
Необходимо разработать нормативные правовые документы по организации хранения информации в электронном виде, учитывающей все особенности электронных документов и технологий их хранения и обработки, а при необходимости совмещать их с технологиями хранения документов на бумажных носителях. Кроме того, не решена проблема совместимости носителей и обеспечения сохранности данных при переносе на новые носители, остро встает задача обеспечения юридической силы и достоверности документов в электронной форме, так как полностью отсутствует какой-либо материальный объект, к которому можно привязать документ.
Очевидно, что необходим закон, устанавливающий статус электронного документа, порядок организации работы с электронными документами и требования к хранению информации в электронном виде, технические параметры сохранности сведений и защиты их от изменений, а также порядок распечатки, заверения и выдачи бумажных копий с электронных документов.
Кроме того, провести работу:
— по разработке нормативных актов и требований к долгосрочному хранению электронных документов. Необходимо на законодательном уровне определить основные правила хранения электронных документов и ответственность за их исполнение;
— определить ответственность за целостность и достоверность электронных архивов.
Таким образом, можно отметить, что действующее законодательство характеризуется отсутствием взаимоувязки отдельных понятий и гармонизации в части применения электронных документов и электронного документооборота и хранения электронных документов. Это определяет необходимость принятия федерального закона по применению электронных документов и установлению общих правил организации их оборота на всей территории информационно-правового пространства Российской Федерации.
Литература
1. Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота / М.В. Бородин // Актуальные проблемы российского права. 2016. N 2. С. 102 — 109.
2. Дмитриев В.В. Правовые аспекты развития межведомственного электронного документооборота / В.В. Дмитриев // Арбитражный и гражданский процесс. 2012. N 9. С. 23 — 25.
3. Кирилловых А.А. Законодательство об электронных документах и их архивах: проблемы становления и перспективы развития / А.А. Кирилловых // Законодательство и экономика. 2015. N 11. С. 23 — 36.
4. Кузнецов С.Л. Организация архива электронных документов. Практические аспекты и перспективы / С.Л. Кузнецов // Жилищное право. 2016. N 3. С. 97 — 111.
5. Курныкина О.В. Организация системы внутреннего контроля в условиях развития электронных банковских технологий и ДБО / О.В. Курныкина, Н.Е. Курныкин // Банковское дело. 2013. N 5. С. 78 — 81.
6. Курныкина О.В. Проблемы организации и контроля электронного документооборота / О.В. Курныкина // Банковское дело. 2010. N 12. С. 71 — 78.
7. Махноносов Э.В. Анализ правоприменительной практики, касающейся споров, связанных с использованием электронных документов / Э.В. Махноносов, Е.К. Волчинская // Нотариальный вестникъ. 2014. N 3. С. 44 — 51.
8. Наджарян Р.В. Проблемы обеспечения юридической силы документа в условиях применения информационных технологий / Р.В. Наджарян // Правовые вопросы связи. 2010. N 1. С. 22 — 28.
9. Савельев А.И. Электронная коммерция в России и за рубежом: правовое регулирование. 2-е изд. / А.И. Савельев. М.: Статут, 2016. 640 с.
10. Семилетов С.И. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации / С.И. Семилетов, В.Ю. Соловьев // Информационное право. 2011. N 3. С. 7 — 13.
11. Соколова М.А. Дефекты юридических документов: Монография / М.А. Соколова. М.: Юриспруденция, 2016. 160 с.
[1] СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7344.
[2] СПС "КонсультантПлюс".
[3] СЗ РФ. 2006. N 31 (1 ч.). Ст. 3448.
[4] СЗ РФ. 2015. N 1 (часть II). Ст. 284.
[5] СЗ РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Связанные статьи:
- Понятие "технология блокчейн" и его применение в национальной платежной системе Российской Федерации: вопросы правового регулирования (53.5%)
- Обеспечение публичных интересов государства в товарах, работах, услугах в период реализации стратегии развития информационного общества (50%)
- Электронный бюджет - инструмент цифровых технологий в бюджетных правоотношениях (50%)
- Финансовый рынок в условиях развития цифровой экономики (финансово-правовой аспект) (50%)
- Актуальные вопросы правового обеспечения антимонопольной политики на цифровых финансовых рынках (50%)
- Исследования информационных материалов - актуальное направление судебно-экспертной деятельности (RANDOM - 5.7%)