Актуальные вопросы введения электронных трудовых книжек

Автор: Кораблина О.В.

Основным документом о деятельности в сфере труда выступает трудовая книжка. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения, хранения трудовых книжек и процедура изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей¹.

"Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной"².

Как верно отмечает Р.С. Максимов, "с развитием технологий трудовая книжка стала терять свое значение как инструмент контроля за трудовой деятельностью граждан. В связи с осуществлением пенсионной реформы была выдвинута инициатива отменить трудовые книжки и заменить их на электронные"³.

Кроме того, бумажная форма трудовой книжки по истечении времени может прийти в негодность, потеряться или же быть испорчена. В связи с этим уже несколько лет в России на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан, что подтверждает актуальность и практическую значимость исследуемой тематики.

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с 1 января 2020 года регламентированы особенности формирования информации о стаже работников в электронной форме, передачи ее в реестр, который будет вести Пенсионный фонд РФ, а также выдачи этой информации заинтересованным органам и гражданам⁴.

"Электронная трудовая книжка — это аналог бумажной трудовой книжки, используемый в качестве регистрационного документа у работодателя и в государственных учреждениях — центрах занятости населения для первичной регистрации, перерегистрации и поиска работы"⁵.

В.С. Тихомаева, А.О. Яценко верно отмечают: "Электронная трудовая книжка — это такой же официальный документ, содержащий основную информацию о трудовой деятельности работника, но не являющийся уже материальным"⁶>.

Понятия "электронная трудовая книжка" в действующем законодательстве не содержится. В Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 25 декабря 2019 г. N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений"⁷ и ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) применяется понятие "сведения о трудовой деятельности".

В ТК РФ введена ст. 66.1 "Сведения о трудовой деятельности"⁸. Всем работодателям необходимо систематизировать в электронном виде основную информацию о трудовом стаже и трудовой деятельности каждого работника для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ и представлять ее в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"⁹.

Формируемые сведения о трудовой деятельности должны состоять из информации о личности работника, выполняемой им трудовой функции, его рабочем месте, переводах на другую постоянную работу, об основаниях расторжения трудового договора.

"Сведения о поощрениях и награждениях за успехи в работе, об образовании (наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, данные документов об образовании) и перенос всей информации из бумажной трудовой книжки не предусмотрены в новой форме электронной трудовой книжки"¹⁰.

В соответствии с ТК РФ при приеме на работу гражданин предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Возможно использование сведений о трудовой деятельности также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если согласно ТК РФ, иному федеральному закону на работника заведена трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с нормативно-правовыми актами.

Сведения о трудовой деятельности работника за время исполнения им трудовых обязанностей у работодателя способом, указанным в заявлении работника (в бумажном варианте или в электронной форме), поданном в письменном виде или направленном в установленном работодателем порядке по адресу электронной почты работодателя, последний обязан предоставить работнику (кроме ситуаций, когда согласно ТК РФ, иным федеральным законам на работника заведена трудовая книжка):

1) в случае увольнения — в день прекращения трудового договора;

2) во время работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ст. 66.1 ТК РФ)¹¹.

Работодатель на основании письменного заявления работника обязан внести исправления или дополнения в сведения о трудовой деятельности и представить их в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ в случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности¹².

Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. N 590 "Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц" установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 г.

Так, "страхователь представляет в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведения о работающих у него зарегистрированных лицах, предусмотренные пунктом 2.4 статьи 11 Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", в порядке, определенном абзацами первым и вторым пункта 2.6 статьи 11 указанного Федерального закона:

а) не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу данного Постановления — в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица с 1 апреля 2020 года до дня вступления в силу указанного Постановления;

б) не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления — в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;

в) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений — в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица"¹³.

Пенсионному фонду РФ необходимо при этом обеспечить на индивидуальных лицевых счетах зарегистрированных лиц прием и учет сведений о трудовой деятельности.

Если численность работающих у страхователя зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период — месяц составляет 25 и более лиц, он представляет указанные в п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"¹⁴ сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа. Данный электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"¹⁵. Сведения могут представляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчетный период — месяц составляет менее 25 лиц, в таком же порядке.

Процесс формирования сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется страхователем с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ, или с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности.

Если сведения о трудовой деятельности составляют в соответствии с законодательством Российской Федерации государственную тайну и документы содержат такие сведения, то они не направляются в органы Пенсионного фонда РФ.

Работники должны оповестить работодателей в письменном виде до 31 декабря 2020 г. о своем желании перейти на электронную версию трудовой книжки или нежелании. Те работники, которые выбрали ведение трудовой книжки на бумаге, смогут перейти на электронный формат при смене места работы и воспользоваться этим правом. Возможность написать заявление и перейти на электронный формат трудовой книжки у них есть в любой момент. Вернуться к бумажному варианту снова не получится — это можно будет сделать только один раз. Следует обратить внимание на то, что не предусмотрен перенос всей информации из бумажной трудовой книжки в электронный формат. Трудовая книжка будет выдана на руки работнику, пожелавшему отказаться от бумажной версии, и позаботиться о ее сохранности придется ему самому.

Несмотря на то что переход на электронные трудовые книжки будет длиться до 2021 г., работодателям нужно назначать работника, который будет за них отвечать.

Во-первых, для перехода на электронные трудовые книжки нужно подготовиться и разобраться с тем, что нужно сделать и как новый отчет о трудовой деятельности передавать в Пенсионный фонд РФ. Во-вторых, уже с февраля 2020 г. появилась новая обязанность — каждый месяц отчитываться в Пенсионный фонд РФ о трудовой деятельности сотрудников. Новый отчет надо сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Для сдачи отчета понадобятся электронная цифровая подпись (ЭЦП) и специальная программа. Для получения ЭЦП необходимо выбрать компанию, которая ее изготовит, подготовить документы, установить программу на компьютер. Это займет определенное время, поэтому надо выбрать заранее ответственного работника.

"Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому было поручено вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист. Ответственным за отчет не обязательно должен быть работник отдела кадров"¹⁶. Если в компании всю отчетность в Пенсионный фонд РФ сдает бухгалтерия, можно назначить кого-то из сотрудников этого подразделения ответственным и за новый отчет.

С руководителем организации решается вопрос о доплате, исходя из возможного объема работ ответственного за электронные трудовые книжки работника.

В юридической науке существуют различные точки зрения на введение электронных трудовых книжек.

Так, по мнению Л.Ю. Богомоловой и Т.А. Савчук, "цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета"¹⁷.

В.А. Гуров, Д.Б. Сулименко полагают, что "с помощью внедрения новейших технологий упростится кадровое делопроизводство, повысится его эффективность, механизм взаимоотношений между работником, работодателем и государственными органами (ПФР, другими фондами, контрольно-счетными органами, судами) станет более прозрачным и удобным для каждой из сторон. Для этого, представляется, важно вносить изменения в действующее законодательство рационально, с учетом интересов всех участников трудовых правоотношений"¹⁸.

О.А. Журова выделяет недостатки введения электронной трудовой книжки: "При оцифровке возможна потеря части данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии, а также сбой систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются"¹⁹.

Л.Л. Мирзоян отмечает "и тот факт, что сведения баз данных могут быть утрачены из-за хакерских атак на серверы. В связи с этим специалистами разрабатывается система защиты от интернет-угроз, а насколько она будет надежной, покажет время"²⁰.

В.С. Тихомаева, А.О. Яценко среди недостатков выделяют "большие финансовые затраты государства на разработку, обеспечение и защиту базы данных и проблемы реализации данной программы в труднодоступных регионах страны, где отсутствует постоянный и качественный доступ в Интернет"²¹.

У электронной трудовой книжки все-таки больше преимуществ по сравнению с бумажной трудовой книжкой. К преимуществам можно отнести исключение ее потери или подделки, для работников важным удобством будет быстрый доступ к содержащимся в электронной трудовой книжке сведениям. В отношении работодателей при внедрении электронных трудовых книжек снизятся издержки на ведение и хранение бумажных трудовых книжек, на их приобретение.

В заключение целесообразно отметить, что переход на электронные трудовые книжки должен быть направлен на защиту прав и законных интересов работников. Работодатели, в свою очередь, не будут подвергаться административным штрафам при проверках и смогут взаимодействовать с работниками в упрощенной форме.

Литература

1. Богомолова Л.Ю. Электронная трудовая книжка — современные нововведения // Сборник материалов III Национальной научно-практической конференции "Инновации развития регионов: потенциал науки и современного образования" / Л.Ю. Богомолова, Т.А. Савчук. Астрахань: Астраханский государственный архитектурно-строительный ун-т, 2020.

2. Воробьева О.Б. Трудовая книжка. Электронная или бумажная? / О.Б. Воробьева // Бюджетный учет. 2020. N 4(184).

3. Гуров В.А. Электронная трудовая книжка как элемент цифровизации социально-трудовой сферы в Российской Федерации / В.А. Гуров, Д.Б. Сулименко // Трансформация права в информационном обществе: Материалы II Всероссийского научно-практического форума молодых ученых и студентов (г. Екатеринбург, 21 — 22 ноября 2019 г.) / Ответственный редактор О.А. Пучков. Екатеринбург: Уральский государственный юридический ун-т, 2019.

4. Журова О.А. Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки / О.А. Журова // Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. 2019. N 4(19).

5. Максимов Р.С. Электронная трудовая книжка: перспективы и реалии введения / Р.С. Максимов // Альманах мировой науки. 2019. N 8(30).

6. Мирзоян Л.Л. Электронная трудовая книжка: правовой аспект / Л.Л. Мирзоян // Общество — науки — инновации: Материалы Международной научно-практической конференции (г. Омск, 9 мая 2020 г.) / Ответственный редактор А.А. Сукиасян. Уфа: ОМЕГА САЙНС, 2020.

7. Тихомаева В.С. Электронная форма трудовой книжки и трудовое законодательство: реалии и перспективы / В.С. Тихомаева, А.О. Яценко // Инновационная наука. 2019. N 5.

---

1 Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013 N 257) "О трудовых книжках" // СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539.

2 Воробьева О.Б. Трудовая книжка. Электронная или бумажная? // Бюджетный учет. 2020. N 4(184). С. 54 — 57.

3 Максимов Р.С. Электронная трудовая книжка: перспективы и реалии введения // Альманах мировой науки. 2019. N 8(30). С. 91 — 92.

4 Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" // СЗ РФ. 2019. N 51 (часть I). Ст. 7491.

5 Тихомаева В.С., Яценко А.О. Электронная форма трудовой книжки и трудовое законодательство: реалии и перспективы // Инновационная наука. 2019. N 5. С. 149 — 151.

6 Там же.

7 Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений" (вместе с "Порядком заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", "Форматом сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица"). URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 24.06.2020).

8 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (в ред. ФЗ от 24.04.2020 N 127-ФЗ) // СЗ РФ. 2002. N 1 (часть I). Ст. 3.

9 Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ (в ред. ФЗ от 24.04.2020 N 136-ФЗ) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" // СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401.

10 Журова О.А. Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки // Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. 2019. N 4(19). С. 11 — 16.

11 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (в ред. ФЗ от 24.04.2020 N 127-ФЗ) // СЗ РФ. 2002. N 1 (часть I). Ст. 3.

12 Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ (в ред. ФЗ от 24.04.2020 N 136-ФЗ) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" // СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401.

13 Постановление Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. N 590 "Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц" // СЗ РФ. 2020. N 18. Ст. 2909.

14 Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" // СЗ РФ. 2019. N 51 (часть I). Ст. 7488.

15 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ (в ред. от 08.06.2020 N 181-ФЗ) "Об электронной подписи" // СЗ РФ. 2011. N 15. Ст. 2036.

16 Журова О.А. Бумажная или электронная трудовая книжка: что предпринять и к чему быть готовыми? // Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. 2019. N 4(19).

17 Богомолова Л.Ю., Савчук Т.А. Электронная трудовая книжка — современные нововведения // Сборник материалов III Национальной научно-практической конференции "Инновации развития регионов: потенциал науки и современного образования". Астрахань: ФГБОУ ВО "Астраханский государственный архитектурно-строительный университет", 2020. С. 104 — 107.

18 Гуров В.А., Сулименко Д.Б. Электронная трудовая книжка как элемент цифровизации социально-трудовой сферы в Российской Федерации // Материалы II Всероссийского научно-практического форума молодых ученых и студентов "Трансформация права в информационном обществе". Екатеринбург: ФГБОУ ВО "Уральский государственный юридический университет", 2019. С. 198 — 205.

19 Журова О.А. Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки // Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. 2019. N 4(19). С. 11 — 16.

20 Мирзоян Л.Л. Электронная трудовая книжка: правовой аспект // Сборник научных трудов Международной научно-практической конференции "Общество — науки — инновации". Уфа: ООО "ОМЕГА САЙНС", 2020. С. 44 — 47.

21 Тихомаева В.С., Яценко А.О. Электронная форма трудовой книжки и трудовое законодательство: реалии и перспективы // Инновационная наука. 2019. N 5. С. 149 — 151.

Рекомендуется Вам: