Что такое простая электронная подпись и когда она используется

Простая электронная подпись создается при помощи кода, пароля или иных подобных средств и подтверждает факт ее формирования определенным лицом.

Такая подпись может признаваться эквивалентом обычной рукописной подписи, если это предусматривают закон, подзаконный нормативный акт или соглашение между участниками электронного взаимодействия.

Вы можете использовать простую электронную подпись, когда нет правил, которые это запрещают или предписывают использовать другой вид подписи. Например, ее можно использовать при подписании первичных документов бухучета, однако нельзя применять для подписания документов, которые подаются в суд.

Оглавление:

1. Что такое простая электронная подпись

2. В каких случаях простая электронная подпись признается аналогом собственноручной

3. В каких случаях используется простая электронная подпись

4. Когда простую электронную подпись использовать нельзя

1. Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись — это электронная подпись (далее — ЭП), которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом (ч. 1, 2 ст. 5 Закона об электронной подписи).

В отличие от усиленной простая ЭП не гарантирует, что после подписания электронного документа в него не вносились изменения.

Если соблюсти все правила по применению простой ЭП, она признается аналогом собственноручной подписи и придает электронному документу юридическую силу (п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 3 ст. 4, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Чтобы документ считался подписанным простой ЭП, в него включается сама подпись либо информация о лице, от имени которого был создан и (или) отправлен этот документ. В последнем случае ключ ЭП должен применяться по правилам, установленным оператором информационной системы, в которой создается и (или) отправляется электронный документ (ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи).

Для создания простой ЭП не нужно использовать средства ЭП (ч. 3 ст. 9, ст. 12 Закона об электронной подписи). Обычно она создается при вводе логинов и паролей или использовании кода подтверждения, отправленного в смс.

2. В каких случаях простая электронная подпись признается аналогом собственноручной

Простая ЭП признается эквивалентом собственноручной подписи, если это установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

При этом такие нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать, в частности (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):

• правила определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой ЭП;
• обязанность лица, которое создает и (или) использует ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Равнозначность простой ЭП и собственноручной подписи признается, например, при оформлении запроса на предоставление государственных (муниципальных) услуг (ч. 3 ст. 21.2 Закона о предоставлении госуслуг).

Простая ЭП не признается эквивалентом собственноручной подписи, заверенной печатью. Им может быть только усиленная ЭП (ч. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

3. В каких случаях используется простая электронная подпись

Вы можете применять простую ЭП во внутреннем и внешнем электронном документообороте при наличии, в частности:

• соответствующего соглашения с контрагентом, с которым вы собираетесь обмениваться электронными документами (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи);
• собственной корпоративной информационной системы. Однако вы можете присоединиться к уже существующей системе (сервису электронного документооборота) (ч. 1 ст. 3 Закона об электронной подписи, Письмо Минкомсвязи России от 24.04.2013 N П8-1-01-4802).

Простую ЭП можно применять, в частности:

• при составлении первичных документов бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456);
• при дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем "Клиент-Банк" или "Интернет-банкинг".

Чаще всего простую ЭП используют граждане, например, когда совершают покупки в интернет-магазинах или получают определенные госуслуги через соответствующий электронный портал (ст. 21.2 Закона о предоставлении госуслуг).

Такую подпись можно применить для подписания как единичного документа, так и пакета документов (ч. 4 ст. 6 Закона об электронной подписи).

4. Когда простую электронную подпись использовать нельзя

Простую ЭП нельзя применять, если:

1) документ может быть исключительно бумажным с рукописной подписью, как, например, вексель (ст. 4 Закона о переводном и простом векселе, Обзор правовых позиций Президиума ВАС РФ по вопросам частного права, апрель 2014 г.);

2) электронный документ или информационная система содержат сведения, которые составляют государственную тайну (ч. 4 ст. 9 Закона об электронной подписи);

3) закон, принимаемые в соответствии с ним нормативные правовые акты или соглашение между участниками электронного взаимодействия требуют использовать другой вид ЭП (п. 1 ст. 4 Закона об электронной подписи). Например, чтобы подать документы в арбитражный суд, вы можете использовать только усиленную квалифицированную ЭП (п. 2.3.5 Порядка подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде).

Кроме того, не допускается ситуация, когда одна сторона подписывает электронный первичный учетный документ электронной подписью, а другая — собственноручной (Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).

Рекомендуется Вам: