Как составить положение о претензионно-исковой работе

Обязательных требований к положению о претензионно-исковой работе нет. Его содержание во многом будет зависеть от специфики деятельности вашей организации.

Как правило, такой документ условно делится на три части.

Во вводной перечисляют вопросы, которые регулирует данное положение, а также подразделения, которые должны руководствоваться данным актом в своей работе.

Основная часть определяет ответственных сотрудников, устанавливает порядок и сроки их действий на каждом этапе от возникновения (получения) претензии до ее добровольного либо принудительного удовлетворения.

В заключительной части указывают, когда положение вступает в силу, как в него будут вноситься изменения и дополнения, и т.п.

1. Общие положения (вводная часть)

Во вводной части положения обычно указывают:

• какие вопросы регулирует документ;

• с учетом каких нормативно-правовых актов он составлен;

• какие подразделения и категории (должности) работников подпадают под его действие, то есть перечень тех, кто будет участвовать в претензионно-исковой работе.

2. Выявление нарушений договорных обязательств

Чтобы своевременно отреагировать на нарушение обязательств контрагентом (или исправить допущенное вами нарушение), организуйте контроль за исполнением договоров. Установите порядок действий сотрудника, обнаружившего нарушение: укажите, как он должен зафиксировать нарушение, кого и в какие сроки уведомить о нем.

Обычно этот порядок закрепляют в положении о договорной работе. Если же такого документа у вас нет, включите соответствующий раздел в положение о претензионно-исковой работе.

3. Порядок составления и направления претензий

В данном разделе укажите:

• кто и по каким критериям принимает решение о направлении претензии;

• как определяется (назначается) сотрудник, ответственный за работу с конкретной претензией;

• кто отвечает за соблюдение обязательного претензионного порядка, если он установлен для данного договора или вида спора;

• в каких случаях используются типовые формы претензий;

• кто готовит проект нетиповой претензии, кто утверждает ее окончательную редакцию.

4. Работа с претензиями, поступающими от контрагентов

В этом разделе рекомендуем установить:

• кто принимает и регистрирует претензию. Желательно вести реестр претензий, который будет доступен всем сотрудникам, ответственным за претензионно-исковую работу. Реестр может содержать следующие сведения: дату получения претензии и ее реестровый номер, наименование или Ф.И.О. контрагента, реквизиты договора, по которому возникла претензия, срок ответа на претензию;

• в какой срок должна быть рассмотрена претензия и подготовлен ответ на нее. Учтите, что законом могут быть установлены специальные сроки рассмотрения и (или) удовлетворения претензий. Это касается, например, претензий о расторжении договора, претензий от потребителей (п. 2 ст. 452 ГК РФ, ст. 22 Закона о защите прав потребителей). Для таких претензий рекомендуем установить более короткий по сравнению с законом внутренний срок рассмотрения. Если ответственный сотрудник подготовит проект ответа заранее, у вас будет дополнительное время, чтобы скорректировать позицию (исправить допущенные ошибки);

• как проводится проверка обоснованности претензии. В частности, кто и в каких случаях запрашивает от компетентных сотрудников и (или) от контрагента пояснения и необходимые документы;

• кто и по каким критериям принимает окончательное решение по поступившей претензии: удовлетворить, перейти к досудебному урегулированию или отказать в удовлетворении.

5. Досудебное урегулирование претензии

В данном разделе можно указать:

• какие споры рекомендуется урегулировать путем переговоров. Это могут быть, например, претензии на определенную сумму или разногласия со значимым контрагентом, которого будет сложно заменить;

• кто уполномочен вести переговоры от имени организации и принимать по их итогам компромиссные решения;

• в каких случаях для разрешения спора привлекаются медиаторы;

• кто и по каким критериям принимает решение о передаче спора на рассмотрение суда. Не всякий спор, который не удалось разрешить путем переговоров, целесообразно передавать в суд. Иногда организации отказываются от судебного разбирательства, если предполагаемый результат не покроет их временные и финансовые затраты. Например, если очевидно, что шансы выиграть дело невелики, или если у второй стороны нет имущества, которое можно будет взыскать в случае победы. Кроме того, судебное разбирательство почти всегда означает прекращение дальнейшей деловой связи с контрагентом. Если нарушение невелико, а найти замену данному деловому партнеру сложно, организации может быть выгодно отказаться от дальнейшего спора.

6. Рассмотрение спора в суде

В этом разделе рекомендуем урегулировать следующие вопросы:

1) кто будет представлять интересы организации в суде. Для разных категорий споров это могут быть разные лица: штатный юрист вашей организации, сторонний юрист, юридическая фирма, адвокат. Например, можно установить, что для споров на сумму свыше пяти миллионов рублей привлекается адвокатское бюро;

2) кто готовит и подает в суд иск (отзыв) с пакетом необходимых документов. Желательно, чтобы иск (отзыв) готовил тот, кто будет выступать в суде, но можно поручить эту работу и другому лицу. Например, сотрудник юридического отдела готовит и подает иск, а непосредственно в судебных заседаниях участвует приглашенный юрист. Вы можете установить разные варианты в зависимости от категории спора;

3) кто и по каким критериям принимает решение об обжаловании акта, принятого не в вашу пользу. Как и в случае с подачей иска, обжалование акта не всегда целесообразно. Поэтому можно предусмотреть в положении ситуации, когда организация после рассмотрения дела судом первой инстанции сразу переходит к исполнению решения суда.

Дублировать в положении о договорной работе процессуальные сроки нет необходимости — ответственный сотрудник и так должен будет их соблюсти. Однако для целей контроля за ходом претензионно-исковой работы вы можете установить дополнительные промежуточные сроки. Например, указать, что ответственный сотрудник представляет текст отзыва на исковое заявление на утверждение своему руководителю не позднее чем за десять дней до даты судебного заседания.

7. Исполнение решений суда

В данном разделе следует установить порядок действий как для случаев, когда ваша организация является взыскателем, так и для ситуаций, когда вы являетесь должником.

Для случаев, когда ваша организация является взыскателем, укажите:

• как определяется сотрудник, ответственный за работу с исполнительным листом;

• в каком порядке действует ответственный сотрудник. Можно установить для него промежуточные контрольные сроки. Для случаев взыскания денежных средств можно указать, что исполнительный лист направляется не приставам, а непосредственно в банк должника (ч. 1 ст. 8 Закона об исполнительном производстве). Это позволит вам скорее получить находящиеся на счету должника денежные средства, поскольку банк исполняет содержащееся в исполнительном листе требование незамедлительно (ч. 5 ст. 70 Закона об исполнительном производстве).

Для случаев исполнения решения суда вашей организацией установите:

• кто принимает решение о добровольном исполнении;

• в какие сроки производится добровольное исполнение;

• кто и в каком порядке взаимодействует с судебными приставами;

• как исполняется решение о взыскании денежных средств. Иногда целесообразно не перечислять деньги взыскателю, а дождаться, пока он предъявит исполнительный лист в ваш банк.

8. Заключительные положения

В данном разделе укажите:

• дату (срок) вступления положения в силу;

• порядок внесения в него изменений и дополнений;

• порядок отмены положения;

• перечень локальных нормативных актов, прекращающих действие в связи с принятием положения.