Как организации предоставить право на использование своей электронной подписи

Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер.

Для регулярного использования следует заказать сотруднику отдельную электронную подпись. Для этого нужно выдать ему доверенность на использование электронной подписи организации и обратиться в удостоверяющий центр.

Можно предоставить сотруднику носитель электронный подписи организации. Однако учтите, что это противоречит сути электронной подписи как аналога собственноручной и ставит под сомнение конфиденциальность ключа. Поэтому пользуйтесь этим способом лишь в крайних случаях и оформляйте передачу носителя актом.

Оглавление:

1. Какими способами можно предоставить право использовать электронную подпись

2. Как составить доверенность на право использования электронной подписи

1. Какими способами можно предоставить право использовать электронную подпись

Как правило, данный вопрос возникает в отношении усиленной электронной подписи (далее — ЭП) организации. Дело в том, что при изготовлении такой подписи в сертификате ключа проверки ЭП в качестве владельца указывают по общему правилу не только организацию, но и действующее от ее имени физлицо (ч. 3 ст. 14 Закона об электронной подписи). Если усиленная ЭП изготавливается для юрлица впервые, таким физлицом является его руководитель. Именно он вправе без доверенности действовать от имени организации, в том числе использовать ее ЭП.

Если же руководитель хочет предоставить другому лицу возможность подписывать документы усиленной ЭП организации, он может сделать это одним из следующих способов:

• передать сотруднику (представителю) носитель ЭП организации — подходит для разового использования ЭП;
• изготовить отдельную ЭП организации для использования ее сотрудником (представителем) на постоянной основе.

1.1. Передача сотруднику (представителю) материального носителя ЭП организации

Такой способ удобен тем, что лицо моментально и бесплатно получает возможность подписывать документы от имени организации. Законом это не запрещено. Более того, из п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи можно сделать вывод о том, что другое лицо может использовать усиленную подпись с согласия ее владельца.

Тем не менее рекомендуем пользоваться этим способом только в крайних случаях, когда возникает разовая необходимость использования подписи руководителя организации другим лицом. Это объясняется тем, что:

• квалифицированная ЭП — аналог собственноручной подписи. Неквалифицированная ЭП также может приравниваться к ней. Следовательно, когда вы отдаете носитель ЭП организации другому лицу, можно считать, что вы передали ему чистые листы с подписью директора и печатью организации (ч. 1 — 3 ст. 6 Закона об электронной подписи). Оспорить электронные документы на том основании, что их подписало неуполномоченное лицо, вы, скорее всего, не сможете. Например, если с помощью ЭП со счета спишут деньги, взыскать убытки с банка не получится. А если ею подпишут контракт, вы должны будете исполнить его;
• в ситуации, когда подпись организации, оформленную на руководителя, использует то один, то другой сотрудник, конфиденциальность ключей на должном уровне не обеспечивается. А пользоваться ключом ЭП, конфиденциальность которого нарушена, закон запрещает (п. 3 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Если вы все же решились передать носитель ЭП организации другому лицу, рекомендуем составить акт приема-передачи. Укажите в нем, когда, кому и для каких целей руководитель передал носитель с ЭП организации. Такое доказательство может потребоваться, в частности, если с помощью ЭП будут совершены противоправные действия. Например, для установления виновных в хищении денег со счетов организации.

1.2. Изготовление отдельной ЭП организации для сотрудника

Несмотря на то что это более трудоемкий и затратный способ, он лишен недостатков, которые есть у варианта с вручением носителя ЭП сотруднику. При таком способе ЭП использует лицо, которому она выдана, и конфиденциальность ключа не нарушается.

Чтобы получить отдельную усиленную ЭП для сотрудника, нужно прежде всего выдать ему доверенность на право использования ЭП. Рекомендуем изготовить сразу несколько экземпляров. Впоследствии эту доверенность сотрудник должен будет представлять госорганам, организациям и иным лицам, которые будут получать подписанные им документы. При этом некоторым контролирующим органам нужно будет направить бумажные экземпляры этой доверенности заранее, до подачи документов, подписанных ЭП.

Затем нужно подать заявку и необходимые документы, в том числе доверенность, в удостоверяющий центр и оплатить его услуги.

2. Как составить доверенность на право использования электронной подписи

Специальных требований к такой доверенности нет, она составляется по общим правилам.

Удобнее всего заполнить образец доверенности, подготовленный удостоверяющим центром, в котором вы планируете заказать усиленную электронную подпись. Он может быть опубликован на сайте удостоверяющего центра или представлен вам по запросу.

Учтите, что в доверенности на использование электронной подписи, как и в любой другой доверенности, обязательно должны быть указаны:

• дата ее совершения (выдачи). Рекомендуем также указать срок действия доверенности. Как правило, удостоверяющие центры требуют, чтобы он был не короче, чем устанавливаемый ими срок действия электронной подписи. Если вы не укажете срок действия доверенности, она будет действительна в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• сведения о представляемом и представителе. Если вы их не укажете, будет непонятно, кто и кому предоставил полномочия. Для доверенного лица укажите Ф.И.О., дату и место рождения, паспортные данные и адрес регистрации. Для организации — наименование, адрес регистрации, ИНН и/или ОГРН. Также укажите должность и Ф.И.О. физлица, которое выдает доверенность от имени организации, основание его полномочий;
• полномочия представителя. Чаще всего полномочия представителя ограничивают определенной сферой, а также указывают конкретные документы, которые он вправе подписывать ЭП организации. Например, вы можете доверить только участие в торгах с правом подписания контрактов и прочих необходимых для этого документов.

Пример основного текста доверенности на право использования электронной подписи

Общество с ограниченной ответственностью "Сигма" (адрес: г. Москва, ул. Андреева, д. 7, офис 2, ИНН 7701234567, ОГРН 1087741512597) в лице генерального директора Петрова Ивана Ивановича, действующего на основании Протокола общего собрания участников от 02.02.2015 N 1 и в соответствии с уставом, уполномочивает Смирнову Евгению Юрьевну (дата рождения — 25.12.1983, место рождения — г. Москва, паспорт РФ серии 20 09 N 359 233, выдан 13.03.2009 отделением по району Южное Бутово ОУФМС России по г. Москве в ЮЗАО, адрес регистрации по месту жительства: г. Москва, ул. Веселая, д. 141, кв. 134):

• самостоятельно представительствовать от имени ООО "Сигма" при участии его в торгах в любой форме и на любых электронных площадках, а также совершать все необходимые для этого действия, включая право использовать электронную подпись для подписания от имени ООО "Сигма" всех необходимых документов, в том числе заявок, контрактов, протоколов разногласий;
• для реализации предоставленных полномочий выступать в роли пользователя удостоверяющего центра ООО "Информационные технологии" и осуществлять любые действия пользователя в рамках регламента или иных актов данного центра.

Рекомендуется Вам: